Datenschutzerklärung
für die IBF Foto-App

Stand: 15. Juni 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung der IBF Foto-App ist:

IBF – Ingenieurbüro Fisch
Kurfürstenstraße 22
71636 Ludwigsburg
E-Mail: info@ibf-online.de

Die App wird technisch bereitgestellt bzw. entwickelt durch:

Future Forms GmbH
Immenhofer Straße 17
70180 Stuttgart
E-Mail: info@futureforms.studio

Datenschutzkontakt bei Future Forms GmbH:
Uli Matheus

Soweit Future Forms GmbH im Auftrag von IBF – Ingenieurbüro Fisch tätig wird, erfolgt dies als technischer Dienstleister.

2. Zweck der App

Die IBF Foto-App dient der mobilen Foto- und Videodokumentation im Arbeitsumfeld von IBF – Ingenieurbüro Fisch. Mitarbeitende können mit der App Fotos und Videos aufnehmen, einem Projekt bzw. Projektordner zuordnen und diese Dateien automatisch in die dafür vorgesehene Microsoft-OneDrive- bzw. SharePoint-Umgebung synchronisieren.

Die App ist grundsätzlich über die App Stores installierbar, die Nutzung ist jedoch für berechtigte Mitarbeitende bzw. berechtigte Microsoft-Konten des IBF - Ingenieurbüro Fisch vorgesehen.

3. Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung der App können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Microsoft-Anmeldedaten bzw. Identitätsinformationen, z. B. Name, Benutzername, E-Mail-Adresse, Tenant-ID und technische Benutzerkennungen
Fotos und Videos, die mit der App aufgenommen werden
Dateinamen, Dateipfade, Dateigrößen, Medientypen und Upload-Status
Projekt- bzw. Ordnerinformationen aus OneDrive oder SharePoint
technische Informationen zur Synchronisierung, z. B. ob ein Upload aussteht, erfolgreich war oder fehlgeschlagen ist
lokale App-Daten, die zur Zwischenspeicherung und Synchronisierung erforderlich sind

Es werden keine Analyse- oder Tracking-Dienste wie Firebase Analytics, Sentry, App Center oder vergleichbare Dienste eingesetzt.

4. Microsoft-Anmeldung

Die Anmeldung in der App erfolgt über ein Microsoft-Konto. Dabei wird der Nutzer über Microsoft authentifiziert. Die App nutzt die Anmeldung, um zu prüfen, ob der Nutzer zur Verwendung der App berechtigt ist, und um Dateien in der Microsoft-OneDrive- bzw. SharePoint-Umgebung des IBF - Ingenieurbüro Fisch hochzuladen.

Die Authentifizierung und Bereitstellung der Microsoft-Dienste erfolgt durch Microsoft. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Microsoft gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen von Microsoft.

5. Foto- und Videoaufnahmen

Die App benötigt Zugriff auf die Kamera, um Fotos und Videos aufnehmen zu können. Für Videoaufnahmen kann zusätzlich der Zugriff auf das Mikrofon erforderlich sein.

Fotos und Videos können personenbezogene Daten enthalten, z. B. wenn Personen, Kennzeichen, Orte, Baustellen, Dokumente oder andere identifizierbare Informationen erfasst werden. Nutzer sollten daher nur solche Aufnahmen erstellen, die für die jeweilige Projektdokumentation erforderlich sind.

6. Speicherung und Synchronisierung mit OneDrive/SharePoint

Aufgenommene Fotos und Videos werden zunächst lokal auf dem Gerät zwischengespeichert und anschließend über Microsoft Graph bzw. Microsoft OneDrive/SharePoint in den dafür vorgesehenen Projektordner hochgeladen.

Die App verwendet kein eigenes Backend. Die Übertragung erfolgt vom mobilen Gerät direkt in die Microsoft-OneDrive- bzw. SharePoint-Umgebung des IBF - Ingenieurbüro Fisch.

Die Zugriffsberechtigungen auf die Zielordner werden durch die Microsoft-365-/SharePoint-/OneDrive-Berechtigungen des IBF - Ingenieurbüro Fisch gesteuert. Nutzer können Dateien nur dann hochladen, wenn ihr Microsoft-Konto über die erforderlichen Berechtigungen verfügt.

7. Lokale Speicherung auf dem Gerät

Zur Sicherstellung einer zuverlässigen Synchronisierung speichert die App aufgenommene Medien sowie technische Synchronisierungsinformationen lokal auf dem Gerät. Dazu gehören insbesondere:

lokal gespeicherte Fotos und Videos bis zum erfolgreichen Upload
Vorschaubilder bzw. Thumbnails
Upload-Status, Fehlermeldungen und Wiederholungsinformationen

Nach erfolgreichem Upload werden lokal gespeicherte Dateien und abgeschlossene Synchronisierungsaufträge beim erneuten Öffnen bzw. Verwenden der App nach Ablauf von ca. 24 Stunden gelöscht.

Fehlgeschlagene oder noch nicht synchronisierte Uploads können länger lokal gespeichert bleiben, damit die Synchronisierung zu einem späteren Zeitpunkt erneut versucht werden kann.

8. Berechtigungen der App

Die App kann folgende Geräteberechtigungen anfordern:

Kamera: zur Aufnahme von Fotos und Videos
Mikrofon: zur Aufnahme von Videos mit Ton
Netzwerkzugriff: zur Anmeldung über Microsoft und zur Synchronisierung mit OneDrive/SharePoint
Benachrichtigungen: zur Information über noch nicht synchronisierte Dateien oder relevante Statushinweise, sofern vom Nutzer erlaubt

Die App greift nicht ohne Erforderlichkeit auf Gerätefunktionen zu.

9. Empfänger und Drittanbieter

Personenbezogene Daten können im Rahmen der App-Nutzung insbesondere an folgende Empfänger bzw. Dienste übermittelt oder dort verarbeitet werden:

Microsoft, soweit Microsoft Login, Microsoft Graph, OneDrive oder SharePoint genutzt werden
Apple bzw. Google, soweit die App über den Apple App Store bzw. Google Play Store bereitgestellt wird
Future Forms GmbH, soweit dies für Entwicklung, Wartung, Fehleranalyse oder technischen Support erforderlich ist

Eine Weitergabe zu Werbe-, Tracking- oder Analysezwecken findet nicht statt.

10. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange verarbeitet, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist.

Lokal gespeicherte Mediendateien und abgeschlossene Upload-Aufträge werden nach erfolgreicher Synchronisierung beim Öffnen bzw. Verwenden der App nach ca. 24 Stunden gelöscht.

Die Speicherdauer der in OneDrive oder SharePoint abgelegten Fotos und Videos richtet sich nach den Aufbewahrungs- und Löschkonzepten von IBF – Ingenieurbüro Fisch sowie den dort eingerichteten Microsoft-365-Richtlinien.

11. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt, soweit anwendbar, auf Grundlage der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), insbesondere zur Durchführung betrieblicher Aufgaben und zur Projektdokumentation.

Je nach konkretem Einsatz kann die Verarbeitung insbesondere auf folgenden Rechtsgrundlagen beruhen:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung eines Beschäftigungs- oder Vertragsverhältnisses erforderlich ist
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit ein berechtigtes Interesse an einer effizienten Projekt- und Baustellendokumentation besteht
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Dokumentations- oder Aufbewahrungspflichten bestehen

Die konkrete rechtliche Bewertung erfolgt durch IBF – Ingenieurbüro Fisch als Verantwortlichen.

12. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

Recht auf Auskunft
Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten
Recht auf Löschung
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Recht auf Datenübertragbarkeit
Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen
Recht auf Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde

Zur Ausübung dieser Rechte können sich betroffene Personen an IBF – Ingenieurbüro Fisch oder an den angegebenen Datenschutzkontakt wenden.

13. Datensicherheit

Die App nutzt die von den Betriebssystemen iOS und Android bereitgestellten Sicherheitsmechanismen sowie die Sicherheitsfunktionen von Microsoft 365, OneDrive und SharePoint.

Die Übertragung zu Microsoft-Diensten erfolgt verschlüsselt über HTTPS/TLS. Zugriff auf die in OneDrive oder SharePoint gespeicherten Dateien haben nur berechtigte Nutzer entsprechend der vom IBF - Ingenieurbüro Fisch eingerichteten Microsoft-Berechtigungen.

14. Keine Werbung und kein Tracking

Die App enthält keine Werbung und verwendet keine Tracking-Technologien zu Werbe- oder Analysezwecken.

Es werden keine Nutzerprofile zu Marketingzwecken erstellt.

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich Funktionen der App, technische Abläufe oder rechtliche Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Version wird über die dafür vorgesehene Datenschutzseite bereitgestellt.

16. Kontakt

Bei Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der IBF Foto-App wenden Sie sich bitte an: